Procesi un dati

Procesi un dati

Ievērojot, ka par efektīvu kvalitātes sistēmu liecina klientcentrēta pieeja, kas parasti tiek balstīta procesos, savukārt par vienu no efektīvākajiem kvalitātes kontroles mehānismiem tiek uzskatīta procesu pilnveide, šajā materiālā piedāvātā kvalitātes sistēma ir balstīta procesu pieejā.

Process ir secīgu darbību kopums, lai sasniegtu konkrētu rezultātu vai mērķi. Procesi nosaka, kā konkrētu darbu nepieciešams veikt, kādā secībā veicamas darba izpildei nepieciešamās darbības, kurš to veic un atbilstoši kādām prasībām. Procesi notiek mums visapkārt katru dienu gan profesionālajā, gan personīgajā dzīvē.

Ja darbības ir nenoteiktas, haotiskas un nav noteiktas atbildīgās personas, procesos bieži tiek pieļautas kļūdas, no kurām varēja izvairīties, vai to kopums vispār nav uzskatāms par procesu.

Procesu pieeja nozīmē, ka pastāvīgi tiek uzlabota izglītības iestādes darbības efektivitāte. Savstarpēji saistītu procesu kā sistēmas izpratne un pārvaldība veicina izglītības iestādes efektivitāti un lietderību definēto mērķu sasniegšanā. Procesu pieeja palīdz izglītības iestādei kontrolēt sistēmas procesu mijiedarbību, tādējādi uzlabojot izglītības iestādes darbību un ļaujot sasniegt paredzētos rezultātus saskaņā ar izglītības iestādes politiku, nodefinētajiem mērķiem un stratēģisko plānu. Tāpat procesu pieeja veicina darbinieku labāku izpratni par katra nozīmību kopējo izglītības iestādes mērķu sasniegšanā.

Procesu pieejas piemērošana kvalitātes sistēmā ļauj nodrošināt prasību izpratni un konsekventu to izpildi, nozīmīgu procesu noteikšanu, efektīvu procesa rezultātu sasniegšanu, kā arī procesu uzlabošanu, pamatojoties uz datu un informācijas analīzi.

Lai nodrošinātu informācijas izsekojamību, procesu darbību un gūtu pārliecību, ka procesi notiek tā kā tie plānoti, vēlams veidot un uzturēt ar procesu saistītu dokumentālu informāciju.

Dokumentāla informācija ir jebkurš dokuments, kas satur ar konkrēto procesu saistīto informāciju.

Procesu definēšana un procesu kartes

Procesu definēšana un to vizualizācija palīdz izprast izglītības iestādē veikto darbību secību un mijiedarbību. Procesu kartes ir svarīgas, lai noteiktu atbildīgās personas un veicamos uzdevumus.

Lai veiksmīgi vizualizētu procesu un izveidotu procesa karti, jāveic šādu darbību kopums:

1. Problēmas vai vizualizējamā procesa identificēšana 

Vispirms jānosaka problēma vai process, kuru nepieciešams vizualizēt. Tas var būt kāds neefektīvs process, kam nepieciešami uzlabojumi, jauns process, kuru nepieciešams ieviest un izskaidrot darbiniekiem vai sarežģīts process, par kuru darbiniekiem bieži rodas jautājumi, vai kāda problēma, kuru nepieciešams novērts vai uzlabot rādītājus.

Piemērs:

Problēma: zemi izglītojamo mācību sasniegumi profesionālās kvalifikācijas eksāmenos.

Procesi izglītības iestādē, kuri potenciāli ietekmē problēmu: pedagogu profesionālā pilnveide, izglītības programmas īstenošana, izglītojamā individuālo mācību vajadzību un risku identificēšana un apzināšana, atbalsta nodrošināšana izglītojamajiem.

Problēma: liels skaits mācības pametušo izglītojamo.

Procesi izglītības iestādē, kuri potenciāli ietekmē problēmu: atbalsta nodrošināšana izglītojamajiem, komunikācija ar iesaistītajām pusēm, izglītojamā individuālo mācību vajadzību un risku identificēšana un apzināšana. 

2. Procesā ietverto darbību uzskaitījums

Tālāk nepieciešams uzskaitīt visas procesa darbības, kuras nepieciešams izpildīt procesa īstenošanai un attiecīgi pabeigšanai. Būtībā tas nozīmē visu saistīto pēctecīgo darbību saraksta izveidošanu, atzīmējot arī atbildīgo/s par katru darbību.

Šajā posmā būtiski sadarboties ar konkrētajā procesā iesaistītajām personām, lai varētu precīzi uzskaitīt visas darbības un ar tām saistīto informāciju. Būtiski precīzi noteikt, kur process sākas un beidzas, lai zinātu, kuras darbības jāiekļauj un kā tās ir jāveic.

3. Darbību izvietošana pareizā secībā.

Pēc tam, kad uzskaitītas visas procesā ietvertās darbības, svarīgi tās sakārtot pareizā secībā, no procesa sākuma līdz beigām.

4. Procesa plūsmas attēlošana/vizualizēšana.

Tālāk tiek izvēlēts atbilstošais procesa vizualizācijas formāts un process tiek izzīmēts pa soļiem, attēlojot darbības atbilstoši procesu plūsmas simboliem vai izmantojot citu veidu.

Procesu plūsmas diagramma parasti tiek zīmēta no augšas uz leju vai no kreisās puses uz labo, izmantojot procesa plūsmas diagrammas simbolus, tai skaitā bultas, ar kurām tiek norādīts darbību secības virziens.


Piemērs:

Nereti tiek izmantota arī procesa plūsmas matrica, kurā darbības tiek secīgi attēlotas atbilstoši atbildīgajām personām.

Piemērs:

5. Procesa analizēšana, meklējot iespējas to uzlabot.

Kad procesa vizualizācija ir pabeigta, ieteicams to pārskatīt kopā ar procesā iesaistītajām pusēm, lai pārliecinātos, ka ir iekļautas visas nepieciešamās darbības un nav neskaidrību. Procesa karte kalpo kā dokuments, kuru analizēt, lai identificētu nepieciešamos uzlabojumus un ieviestu tos kvalitātes sistēmas uzlabojumu posmā.

Procesu vizualizēšana palīdz:

• veidot kopīgu izpratni par procesa saturu un darbību secību;
• identificēt svarīgākos posmus, kuru rezultātā tiek pieņemti lēmumi;
• identificēt atbildīgās personas;
• identificēt potenciālās problemātiskās jomas, vājās vietas, nevajadzīgas darbības;
• identificēt pilnveides iespējas;
• noteikt iespējamos uzlabojumus.

Procesu pieejas ieguvumi:

• iespēja koncentrēties uz galvenajiem procesiem un nepieciešamajiem uzlabojumiem;
• palīdz nodrošināt konsekventus rezultātus, uz kuru pamata var veikt analīzi;
• iespēja uzlabot kvalitāti ar efektīvu procesu vadību un efektīvu resursu izmantošanu;
• nodrošināta iespēja pamatot viedokli ar argumentiem, komunicējot ar iesaistītajām pusēm;
• nodrošināta izglītības iestādes darbības atbilstība normatīvo aktu prasībām.

Izglītības iestādē var tikt definēti šādi procesi:

• izglītojamo uzņemšana izglītības programmās;
• izglītības iestādes infrastruktūras pārvaldīšana un uzturēšana (ieskaitot klases / nodarbību telpas, laboratorijas, bibliotēkas u.tml.);
• mācību procesa plānošana;
• izglītības programmas īstenošana;
• darbinieku novērtēšana;
• izglītojamo sasniegumu vērtēšana;
• iekšējā un ārējā komunikācija;
• darbinieku profesionālās kompetences pilnveide;
• pašvērtēšanas veikšana un pašnovērtējuma ziņojuma sagatavošana;
• attīstības plāna izstrāde;
• valsts atzītu izglītības dokumentu izdošana;
• atbildes uz iesniegumiem, ieteikumiem un sūdzībām;
• informācijas vākšana un analīze par EQAVET indikatoriem (ņemot vērā atšķirīgo sarežģītības pakāpi datu vākšanā, attiecīgi var katram indikatoram veidot savu procesu);
• anketēšana un datu analīze;
• izglītojamo, absolventu un/vai viņu vecāku vai viņu likumisko pārstāvju vērtējumu par izglītības procesu vākšana un apkopošana;
• rīcība emocionālās un fiziskās drošības apdraudējumu gadījumos (piemēram, bulings, mobings, ārkārtas situācijas u.tml.);
• izglītojamā individuālo mācību vajadzību un risku identificēšana un apzināšana;
• atbalsta nodrošināšana izglītojamajiem;
• izglītojamā izaugsmes nodrošināšana;
• personāla vadīšana, finanšu un materiāltehnisko resursu pārvaldīšana;
• iekšējo normatīvo aktu izstrāde un aktualizēšana u.c.

Ja procesu vizualizēt nav iespējams vai tas ir sarežģīti, pastāv citas metodes kā to risināt, piemēram:

Septiņu soļu metode

Septiņu soļu metode ir tipisks problēmu risināšanas procesa modelis, ar kura palīdzību iespējams noteikt pamatcēloni un iespējamo risinājumu, uzskaitot nepieciešamās darbības un pamatojumu katrā solī:

1. Problēmas definēšana.

Šis solis paredz nodrošināt, ka visas iesaistītās puses saprot un redz vienu un to pašu problēmu.

2. Iespējamo cēloņu identificēšana.

Pirms nonākt pie secinājumiem par to, ko darīt saistībā ar problēmu, ir noderīgi paanalizēt, kāpēc problēma rodas.

Šeit var izmantot tā saucamo cēloņu-seku analīzi jeb Išikavas diagrammu. Išikavas diagramma (saukta arī par “zivs asakas” diagrammu tās izskata dēļ) ir problēmu risināšanas pieeja, kurā tiek modelēti iespējamie problēmu iemesli, tādējādi liekot domāt par iespējamiem risinājumiem. Metodi radījis  Kaoru Išikava (Kaoru Ishikawa), kura vārdā nosaukta diagramma.

3. Iespējamā pamatcēloņa noteikšana.

Šis solis paredz pamatcēloņa identificēšanu atbilstoši analīzes rezultātiem.

4. Iespējamo risinājumu noteikšana.

Kad ir pilnīgi skaidrs, ka konkrētais pamatcēlonis ir atrasts, ir jādomā par iespējamajiem risinājumiem, lai to novērstu / mainītu, tā saucamā prāta vētras metode jeb brainstorming (problēmas risināšanas metode, kurā piedalās vairāki dalībnieki, kuri pēc iespējas vairāk izsaka savas idejas, no kurām vēlāk tiek izvēlētas tikai dažas kā iespējamie problēmas risinājumi. Ideju ģenerēšanas procesā ir būtiski nevis orientēties uz ideju novērtējumu, bet gan uz ideju ģenerēšanu. Ideju radīšanas posmā aizliegta jebkāda kritika, tostarp pozitīvi vērtējumi). Šajā posmā tiek novērtēts radošums, kad kā iespējamais risinājums tiek pieņemtas visdažādākās idejas.

5. Risinājuma izvēlēšanās un ieviešana.

Pēc vairāku iespējamo risinājumu noteikšanas katrs no tiem būtu jāizvērtē, cik lielā mērā tas ir veiksmīgs, cik lielus resursus nepieciešams ieguldīt (gan materiālos, gan laika), kā arī attiecībā pret citiem izglītības iestādei svarīgiem kritērijiem, ja tādi ir.

6. Efekta novērtēšana.

Bieži problēma tiek novērsta pēc tam, kad ir veikti nepieciešamie uzlabojumi. Tomēr svarīgi, ka process tek uzraudzīts arī pēc risinājuma ieviešanas.

7. Procesa standartizēšana.

Pēc tam, kad risinājums ir atrasts, tas ir jāiebūvē procesā (piemēram, mācības jauniem darbiniekiem, iekšējās kārtības noteikumu aktualizēšana u.c.), lai process turpinātu efektīvi darboties arī pēc tam, kad problēma ir atrisināta.

Dati un informācija

Lai varētu izdarīt objektīvus secinājumus, definēt mērķus un veikt analīzi, kā arī veikt pašvērtēšanu, nepieciešams iegūt dažādus drošticamus datus un informāciju.

Informācija ir zināšanas, dati, pierādījumi, fakti, kas tiek iegūti pētniecības, mācīšanās vai izmeklēšanas rezultātā. Informācija tiek nodota saziņas procesā mutiski, rakstiski vai vizuāli.

Dati ir informācija, konkrētāk, fakti, skaitļi, mērījumi un summas, kas tiek apkopoti analīzei. Dati ietver arī aprakstošu informāciju. Dati tiek vākti, veicot mērījumus un/vai novērojumus.

Pierādījums ir loģisku saistītu spriedumu kopums, kas pamato kāda apgalvojuma pareizību.

Fakts ir apgalvojums, ko var pierādīt kā patiesu, izmantojot pierādījumus.

Dati un informācija ļauj objektīvi novērtēt esošo situāciju, definēt faktos balstītu izmērāmu mērķi, kā arī pēc tam novērtēt, cik lielā mērā izdevies to sasniegt. Ilgtermiņā vākti un apkopoti dati ļauj pamanīt tendences un līdz ar to izdarīt prognozes, kā arī pamatot nepieciešamos uzlabojumus.

Informācijas avoti un ieguves metodes

Izglītības iestādei pieejamie informācijas avoti:

• Valsts izglītības informācijas sistēma: www.viis.gov.lv
• Valsts izglītības satura centra dati: www.visc.gov.lv/lv/valsts-parbaudes-darbi
• Latvijas Nacionālai kultūras centra dati: www.lnkc.gov.lv/lv/kvalifikacijas-eksameni
• Datu atskaites no Risku identificēšanas sistēmas
• Izglītības iestādes ievāktie dati
• Oficiālās statistikas portāls: https://stat.gov.lv/lv
• Dati no citām datubāzēm

Datu analīzei parasti tiek izmantotas šādas pētījumu metodes:

• Kvantitatīvās pētījuma metodes

Sistemātiska parādību izpēte, apkopojot skaitļos izsakāmus datus un izmantojot statistiskās, matemātiskās vai skaitļošanas metodes. Kvantitatīvā izpēte apkopo informāciju izmantojot, piemēram, aptaujas un anketēšanu.

Viena no galvenajām šīs pieejas iezīmēm ir tā, ka rezultātus var attēlot skaitliskā formā. Rūpīgi analizējot iegūtos rezultātus, ir iespējams izteikt prognozi nākotnē un attiecīgi veikt uzlabojumus.

Šīs pētniecības metodes palīdz vākt ticamus un precīzus datus salīdzinoši īsākā laikā, ļaujot aptvert plašāku pētījuma lauku un attiecīgi novērst neobjektivitāti.

• Kvalitatīvās pētījuma metodes

Uzvedības un uztveres izpētes metode par kādu noteiktu tēmu, veicot, padziļinātu interviju, fokusgrupas diskusiju, kontentanalīzi, gadījuma izpēti u.c. metodes. Šī metode ir par to, “ko” pētījuma objekts domā un “kāpēc” tas tā domā.
Kvalitatīvo metožu rezultāti ir aprakstošāki, un no iegūtajiem datiem var diezgan viegli izdarīt secinājumus.

Kvantitatīvo datu ieguves metodes:

1. izlases veidošana – datu izlasi veido pēc noteiktām pazīmēm (piemēram, ja tiek vākti dati par noteikta dzimuma audzēkņu vecumu noteiktā izglītības programmā, tā uzskatāma par „programmas izlasi”);
2. administratīvie dati – dati, kas iegūti, pateicoties ikdienā veiktajām darbībām (piemēram, uzņemšanas dati);
3. izsekojamības pētījums – dati, kas iegūti, regulāri veicot anketēšanu vai regulāri veicot anketēšanu un pārrunas ar izlasi, vai intervējot respondentu par noteiktiem būtiskiem jautājumiem;
4. aptauja/anketēšana – dati, kuru rezultāti tiek interpretēti skaitļos. Sīkāk: https://enciklopedija.lv/skirklis/2250

Kvalitatīvo datu ieguves metodes:

1. aptauja/anketēšana – atvērta tipa jautājumu sērijas ar mērķi iegūt informāciju no noteiktas mērķgrupas respondentiem;
2. intervija – saruna starp diviem vai vairāk cilvēkiem, kuras laikā intervētājs uzdod jautājumus;
3. fokusgrupa – tiek apzināts grupas viedoklis/attieksme pret problēmu, jēdzienu, ideju u.c.;
4. novērojums – audzēkņiem vai audzēkņu grupai tiek lūgts veikt īpašu uzdevumu vai darbību, novērojot uzvedību, procesus, darba organizāciju utt. reālās dzīves situācijās (piemēram, mācību stundu / nodarbību vērošana);
5. gadījuma izpēte – metode, ar kuras palīdzību tiek nodrošināts konteksts citiem datiem, veidojot labāku izpratni par kādu noteiktu notikumu vai situāciju. Sīkāk: https://enciklopedija.lv/skirklis/8111

Kvalitatīvie un kvantitatīvie dati (indikatori)

Kvantitatīvie dati ir mērījumi vai skaits, piemēram, mācību sasniegumu rezultāti vai neattaisnoti mācības kavējušo audzēkņu skaits u.c.

Izglītības iestādei ir pieejami un tā var izmantot šādus kvantitatīvos datus:

• mācības pārtraukušo skaits;
• sasniegumi valsts pārbaudes darbos;
• mācības pabeigušo skaits;
• pedagogu profesionālās kompetences pilnveides apjoms;
• iesniegumu / sūdzību skaits;
• CE / profesionālās kvalifikācijas eksāmenus nokārtojušo izglītojamo skaits u.c.

Kvalitatīvi dati ir dati, kas raksturo, bet nemēra lietas vai parādības raksturlielumus, īpašības u.c., piemēram, izglītības iestādei trūka datoru attālinātā mācību procesa nodrošināšanai vai tika ziņots par iekšējo noteikumu pārkāpumu.

Izglītības iestādei ir pieejami un tā var izmantot šādus kvalitatīvos datus:

• izglītojamo labbūtība;
• apmeklējuma vai izglītojamo iesaistes līmenis;
• citu iesaistīto pušu apmierinātība;
• nodarbinātība noteiktos intervālos pēc mācību beigšanas;
• kopējais darbinieku kvalifikācijas līmenis;
• darbinieku publikācijas un pētījumi u.c.

Tendences

Tendence ir jebkurš regulāri atkārtots rezultātu rādījums ilgākā laika posmā un vispārējais rezultātu izmaiņu vai attīstības virziens.

Tendences analīze ietver datu vākšanu tādā veidā, kas viegli atklāj respondentu grupu ar noteiktu pazīmju kopumu, t.i., vairākiem vai lielai daļai respondentu ir vienāds vai ļoti līdzīgs viedoklis. Šai pieejai ir nozīme, veicot pašvērtēšanu, ja tajā tiek efektīvi izmantoti dati ilgākā laika periodā.

Tendenču analīze palīdz:

• identificēt vēsturiskas tendences datos,
• prognozēt tendences nākotnē,
• izprast tendenču ilgtermiņa variācijas.

Uzskatāmākai tendences analīzes vizualizācijai var izmantot stabiņu, joslu vai sektordiagrammu.

Stabiņu un joslu diagramma attēlo attiecību un salīdzinājumu starp mainīgajiem. Katrs stabiņš attēlo atsevišķu vērtību. Stabiņu diagramma tiek izmantota, lai noteiktu atšķirības starp datu kopām. Sektordiagramma tiek izmantota, lai vizuāli attēlotu datu vai informācijas proporciju attiecībā pret veselumu. Sīkāk: https://infogram.com/diagrammas-1gqgk26d380jmn0

Datu tendences var norādīt uz būtiskām problēmām vai palīdzēt izdarīt citus secinājumus, taču ar datiem, kuri tiek izmantoti ir jābūt uzmanīgiem. Ievāktajiem datiem ir jābūt par identisku datu subjektu vai par identiskām pazīmēm, lai salīdzinājums būtu objektīvs un iespējams. Tāpat attēlojumā ir būtiski norādīt precīzu datu analīzes periodu (piemēram, piecu gadu griezumā utml.).

Anketēšana

Salīdzinoši liels datu apjoms ir pieejams informācijas sistēmās un datubāzēs ārpus izglītības iestādes, taču vissvarīgāko un objektīvāko ainu, noskaidrojot tieši izglītības iestādei svarīgo, parāda dati, kurus izglītības iestāde vāc pati.

Viena no vienkāršākajām un plašāku respondentu loku aptverošajām metodēm datu ieguvei izglītības iestādē ir anketēšana.

Audzēkņu aptaujas anketas paraugs

Pedagogu aptaujas anketas paraugs

Vecāku aptaujas anketas paraugs